Post­vollmacht erteilen: Vorlage & Anleitung

In Deutschland gilt das Postgeheimnis, nach dem Dienstleister, die Postsendungen bearbeiten, Inhalt und Überbringung jeglicher Postsendungen vertraulich behandeln müssen. Das schließt die direkte Zustellung einer Postsendung an einen Empfänger mit ein. In der Regel ist dem mit Briefkasten und Abstellgenehmigung für Pakete schon genüge getan, es gibt allerdings Arten von Sendungen und Situationen, in denen es notwendig ist, eine Sendung persönlich entgegenzunehmen. Ist das dem Empfänger nicht möglich, kann er einen Bevollmächtigten einsetzen, der Briefe, Einschreiben und Pakete für ihn annimmt.

Sie bestimmen mit einer Post­vollmacht also, wer in Ihrem Namen Ihre Briefe, Päckchen, Pakete und andere Postsendungen in Empfang nehmen oder in einem Paketshop oder einer Postfiliale abholen darf. Eine solche Vollmacht kann aus unterschiedlichen Gründen ausgestellt werden: Während für den Einzelfall auch eine Einzel­vollmacht für eine Sendung genügt, können Sie auch eine generelle Geltungsdauer festhalten - z.B. für die Dauer eines Urlaubs. Und Sie können präventiv eine unbefristete Post­vollmacht ausstellen - etwa für den Fall einer anhaltenden Erkrankung.

Einmalige Vollmacht

Berechtigt zur Abholung einer einzelnen Sendung und erlischt automatisch nach der Paketabholung.

Dauerhafte oder unbefristete Vollmacht

Gilt für alle Postsendungen einer Person und bleibt bis zum Widerruf bestehen. Besonders nützlich bei langfristiger Abwesenheit oder gesundheitlichen Einschränkungen.

Post­vollmacht für Unternehmen

Ermächtigt eine oder mehrere Personen, im Namen eines Unternehmens Postsendungen und Pakete zu empfangen.

Wer eine weitergehende Vollmacht wünscht oder benötigt, sollte eine eigene Post­vollmacht und/oder Paket­vollmacht aufsetzen - entweder für den kurzfristigen Einsatz oder als dauerhaft gültige Vollmacht. Das kann etwa sinnvoll sein, wenn der Postempfänger etwa aufgrund einer schweren Krankheit oder Pflege­bedürftigkeit für eine längere Dauer verhindert ist - kommt aber auch immer wieder in Frage für ältere Menschen, die den Weg zu weit entfernten Postfilialen ebenso wenig auf sich nehmen wollen wie den Transport schwerer Pakete.

• Beschreiben Sie so präzise wie möglich, wem gegenüber die Post­vollmacht gelten soll und wer welche Vollmacht erhält.
• Spezifizieren Sie für welche Sendungen die Vollmacht gelten soll, z.B. Pakete, Päckchen, Einschreiben, Briefe, Postkarten usw.
• Gilt die Vollmacht nur für Pakete, wird dem Bevollmächtigten keine Briefpost ausgehändigt.
• Eine Post­vollmacht muss immer schriftlich ausgestellt werden und unterschrieben werden.
• Der Bevollmächtigte muss sich durch einen gültigen Lichtbildausweis ausweisen können.

• Angaben zum Vollmachtgeber: Vollständiger Name, Adresse und Geburtsdatum
• Angaben zum Bevollmächtigten: Vollständiger Name, Adresse und Geburtsdatum
• Für welche Art gilt die Vollmacht: Brief- oder Paketsendung
• Unterschrift von Vollmachtgeber und Bevollmächtigten
• Angaben zur Geltungsdauer: Falls befristet, sollte das Ablaufdatum klar definiert sein

Ja, sofern die Vollmacht zur Herausgabe aller postalischen Sendungen einschließlich Paketen berechtigt, kann ein Bevollmächtigter im Rahmen einer einzelnen Post­vollmacht auch Pakete für den Vollmachtgeber entgegennehmen oder abholen.

Es ist auch möglich, eine generelle oder einmalige Vollmacht zur Paketabholung auszustellen. Die Deutsche Post und andere Versandunternehmen bieten vor allem die zweite Option häufig für Einzelsendungen an. Das soll sicherstellen, dass eine berechtigte Person tatsächlich nur eine bestimmte Sendung im Auftrag des Vollmachtgebers abholen können soll, um möglichem Missbrauch vorzubeugen. Für die Abholung einzelner Pakete wird dabei davon ausgegangen, dass der eigentliche Empfänger lediglich vorübergehend verhindert ist und keine dauerhafte Vollmacht ausgestellt werden muss.

Ohne zusätzliche zeitliche Angaben ist eine Post­vollmacht unmittelbar ab dem Zeitpunkt ihrer Ausstellung gültig. Und das unbefristet. Darum ist es sinnvoll, rechtzeitig zu überlegen ab wann und für welchen Zeitraum sie gelten soll. Eine Überschrift wie “Post­vollmacht - gültig bis 31.12.2020” ist genauso gut geeignet wie ein Vermerk “Diese Post­vollmacht gilt ab dem 1. Januar 2021 und ist auf ein Jahr befristet. Sie endet am am 31.12.2021.” Wichtig auch hier: Nur die persönliche Unterschrift des Vollmachtgebers setzt eine Vollmacht tatsächlich in Kraft.

Die Herausforderung bei jeder Vollmacht besteht darin, sie so aufzusetzen, dass Änderungen idealerweise unnötig sind. Denn eine Vollmacht kann nur durch Herausgabe, zuvor vereinbarte Einschränkung oder Befristung aufgehoben werden. Damit die Gültigkeit erlischt, benötigt der Verfasser darum das Originaldokument vom Bevollmächtigten. Erhalten Sie das Originaldokument zurück, sollten Sie es vernichten, um sicherzustellen, dass die Vollmacht tatsächlich ungültig wird.

Unser Tipp: Überprüfen Sie Ihre Dokumente regelmäßig dahingehend, ob die darin festgehaltenen Vorstellungen weiterhin Ihren Wünschen entsprechen und ob Sie an den eingesetzten Vertrauens­personen weiterhin festhalten. Halten Sie neben einer eventuellen Post­vollmacht auch Ihre Bank­vollmacht, Patienten­verfügung und General­vollmacht aktuell.